問い合わせフォームの作り方｜送られる項目と届かないを防ぐ設定

「ホームページは見られているのに、問い合わせフォームからの連絡がほとんど来ない」と感じていませんか。

実は送られていたのに、通知メールが迷惑メールに入っていた、という話も珍しくありません。

この記事でわかること

• 問い合わせフォームから連絡が来ない3つの原因
• 送ってもらいやすい入力項目の決め方
• 確認画面・完了画面・自動返信メールの作り方
• 届かない・迷惑メールを防ぐ通知と安全の設定

読み終えるころには、自社のフォームを点検し、「送りやすく、取りこぼさない」形に整えられるようになります。

問い合わせフォームから連絡が来ない3つの原因

問い合わせフォームは、お客様が「相談してみよう」と決めた最後の入り口です。

ところが、多くのフォームが次の3つでつまずいています。

入力項目が多く、途中で面倒になる

住所、会社名、FAX番号、きっかけなど、初回の相談に必要ない項目まで必須になっていませんか。

スマホで1つずつ入力するうちに、「また今度でいいか」と閉じられてしまいます。

送信したあとどうなるかが分からない

「送信」ボタンを押したあと、いつ、誰から、どんな連絡が来るのかが書かれていない。

これでは「売り込まれるのでは」という不安が残り、送る手が止まります。

届いた問い合わせに気づいていない

通知メールが迷惑メールフォルダに入っていたり、退職した人のアドレスに届いていたりするケースです。

せっかくの問い合わせに返事が遅れると、お客様はほかの会社に相談してしまいます。

送ってもらいやすい入力項目の決め方

フォームの項目は「初回の返事をするのに、本当に必要か」で決めます。

詳しい内容は、返信や電話のやり取りで聞けば十分です。

必須項目は最小限にしぼる

まずは次の表を目安に、必須と任意を分けてみましょう。

相談内容は選択式と自由記入を組み合わせる

「何を書けばいいか分からない」人のために、「新規制作」「リニューアル」「料金を知りたい」などの選択肢を用意します。

そのうえで、自由に書ける欄を1つだけ残すと、書き出しやすくなります。

連絡方法とつながりやすい時間を選んでもらう

「メール希望／電話希望」と「平日の午前・午後」などを選べるようにします。

お客様の都合に合わせて連絡でき、行き違いが減ります。

スマホでの入力のしやすさは、ホームページのスマホ対応と表示速度もあわせて確認してください。

確認画面・完了画面・自動返信メールの作り方

送信の前後で「ちゃんと届いた」と分かる流れをつくると、お客様の不安が減ります。

入力内容を確認できるようにする

送信前に入力内容を見直せる確認画面か、送信ボタンの近くに「入力内容をご確認ください」の一文を置きます。

メールアドレスの打ち間違いは、返信できない原因の一つです。

完了画面で「次の流れ」を伝える

完了画面には「○営業日以内に担当者からご連絡します」のように、次に起こることを書きます。

営業日や連絡方法もあわせて書いておくと、お客様は安心して待てます。

自動返信メールで受付を知らせる

送信直後に、受付完了と入力内容をお知らせする自動返信メールを送ります。

WordPressの定番プラグイン「Contact Form 7」では、「メール (2)」を自動返信に使えます。

設定方法はContact Form 7公式で確認できます。

岩尾の現場から

私（岩尾）はアパレル店長として、18坪・スタッフ3名の店で年商1.8億円を5年続けました。

売上を支えたのは、来店から購入までの流れを整えることでした。

フォームも同じで、送信後まで流れを整えることが、次の相談につながると考えています。

問い合わせまでの導線全体は、ホームページで集客できない原因と導線改善で解説しています。

届かない・迷惑メールを防ぐ通知と安全の設定

フォームは作って終わりではなく、「確実に届く状態」を保つことが大切です。

通知先を複数のアドレスにする

通知メールは、代表アドレスと担当者のアドレスなど、2か所以上に届くようにします。

担当者が休みの日や、人が入れ替わったときの取りこぼしを防げます。

迷惑メール対策を入れる

問い合わせフォームは、迷惑メールの送信に悪用されることがあります。

自動返信の仕組みを使い、無関係な人へ迷惑メールを送る手口が知られています（エックスサーバー公式マニュアル）。

人とプログラムを見分ける「reCAPTCHA」の導入が対策として案内されています。

送信元の認証を設定する

Googleは2024年2月1日から、Gmail宛ての送信者にSPFまたはDKIMの設定を求めています（Gmailヘルプ）。

どちらも、なりすましを防ぐための送信元の認証です。

自動返信が届かないときは、サーバー会社の案内に沿ってこの設定を確認しましょう。

月に1回テスト送信する

自分で実際にフォームから送信し、通知と自動返信の両方が届くかを確かめます。

送るたびに日付を記録しておくと、不具合に早く気づけます。

自分で作る場合の注意点と、専門家に任せたほうがよい目安

個人情報の利用目的を示す

フォームで名前や連絡先を受け取るときは、原則として利用目的の明示が必要です（個人情報保護委員会Q&A）。

返信以外にお知らせを送る予定があるなら、プライバシーポリシーに書き、フォームの近くにリンクを置きます。

プラグインやWordPressを最新に保つ

古いプラグインは狙われやすくなります。

更新を止めたままにせず、更新後はテスト送信で動作を確かめましょう。

次に当てはまる場合は相談が近道です

• 通知や自動返信が届かず、原因が分からない
• 迷惑な送信が続き、本当の問い合わせが埋もれている
• 予約や見積もりなど、業種に合ったフォームを作りたい
• フォームだけでなく、ページ全体の導線を見直したい

設定を変えたあとに不具合が残ることもあるため、迷ったら早めに相談するのがおすすめです。

よくある質問

問い合わせフォームと電話番号、両方載せたほうがいいですか？

はい、両方あると安心です。

電話が苦手な人、営業時間外に連絡したい人はフォームを選びやすくなります。

確認画面は作らないといけませんか？

決まりはありません。

確認画面を作らない場合は、送信前に入力内容を見直すよう案内し、自動返信で内容を届けると安心です。

Googleフォームで作ってもいいですか？

始めやすい方法の一つです。

ただし見た目や通知の設定に限りがあるため、ホームページの雰囲気や運用に合うかを確かめて選びましょう。

迷惑な営業メールがたくさん届きます。どうすればいいですか？

reCAPTCHAの導入に加え、「営業のご連絡はお断りしています」と書いておく方法もあります。

それでも続く場合は、フォームの設定を見直す必要があります。

問い合わせへの返信はどのくらいで送ればいいですか？

決まりはありませんが、完了画面に書いた目安を守ることが大切です。

すぐに答えられない内容でも、まず受け取ったことだけ先に伝えましょう。

まとめ

問い合わせフォームは、相談を決めたお客様の最後の入り口です。

1. 必須項目を最小限にしぼり、選択式で書きやすくする
2. 確認画面・完了画面・自動返信で「届いた」と伝える
3. 通知先を複数にし、迷惑メール対策と送信元の認証をする
4. 月に1回テスト送信し、利用目的の明示も確認する

まずは今日、自社のフォームから1通テスト送信をしてみてください。

最後に

COACHING WORKSは、大分市で問い合わせにつながる導線づくりを軸に、ホームページ制作をお手伝いしています。

フォームの見直しから、ページ全体の改善まで一緒に整理できます。

考え方は大分市で集客に強いホームページ制作のページでご紹介しています。

「うちのフォームはどこを直せばいい？」という段階でも、個別無料相談からお気軽にどうぞ。